ทำจ่าย ทำจ่าย
.............ในการทำเงินเดือนหลังจากที่ได้บันทึกข้อมูลทั้งในส่วนของราชการ ส่วนของบริษัทและส่วนของพนักงานแต่ละคนเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการทำจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานทุกคน ทั้งนี้ก่อนที่จะพิมพ์รายงานทะเบียนเงินเดือนเพื่อให้ผู้มีอำนาจเซ็นเช็คสั่งจ่ายได้ ต้องมีขั้นตอนการทำจ่าย ดังนี้
- รวบรวมข้อมูลว่ามีรายการเงินได้หรือเงินหักอะไรเพิ่มเติมนอกเหนือจากเงินเดือนที่ได้รับประจำอยู่แล้ว เช่น มีค่าล่วงเวลา, ค่าเบี้ยขยัน, หักขาดงาน, มาสาย เป็นต้น
- กรณีมีเงินได้หรือเงินหักเพิ่มเติม หลังจากรวบรวมแล้วต้องทำการบันทึกข้อมูล เพื่อนำมาประเมินผลใน การคิดภาษี
- พิมพ์รายงานทะเบียนเงินเดือน เพื่อตรวจสอบยอด และรายการเงินได้, เงินหัก ว่าถูกต้องตรงกับข้อมูลที่เก็บรายละเอียดหรือไม่
- กรณีมีข้อผิดพลาดในการเก็บข้อมูลตัวเลขไม่ถูกต้อง ต้องมีการบันทึกเก็บข้อมูลใหม่อีกครั้ง และพิมพ์รายงานมาตรวจเช็คอีกครั้ง
- เมื่อได้รายงานที่ถูกต้อง จึงนำเสนอให้ผู้มีอำนาจเซ็นเช็คสั่งจ่าย พร้อมพิมพ์รายงานอื่นๆประกอบ เช่น รายงานส่งธนาคาร สลิปเงินเดือน รายงานภาษี รายงานประกันสังคม
- กรณีที่ทำเงินเดือนด้วยระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากเสร็จสิ้นการทำงานของแต่ละเดือนแล้วควรทำการสำรองข้อมูลลงแผ่นดิสก์ด้วยเพื่อเป็นการป้องกันข้อมูลเสียหายอันเนื่องจากเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหา
- กรณีที่จ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร หลังจากพิมพ์รายงานมาตรวจเช็คความถูกต้องแล้ว สำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก ต้องส่งข้อมูลให้ธนาคารเป็นแผ่นดิสก์ และควรนำส่งธนาคารล่วงหน้าประมาณ 2-3 วัน